Die Gegenwart ist digital! Nicht erst die Zukunft.

Mit neuen Apps und neuen Technologien verändert sich der Alltag schneller denn je. Insbesondere in der Arbeitswelt zeigt sich, was alles möglich ist. Mussten Unternehmerinnen und Unternehmer sowie Partner von Berufsgenossenschaften ihre Antworten auf einen Formbrief bislang noch auf dem Postweg und damit in Papierform an die Berufsgenossenschaften zurücksenden, so hat die BG-Phoenics GmbH innerhalb kürzester Zeit hierfür eine digitale Lösung entwickelt: die Online-Antwort der BG BAU. Damit lassen sich Schreiben online beantworten und dazugehörige Unterlagen als Foto oder Scan digital übermitteln. Der Zugriff ist sowohl von mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets möglich als auch von Desktop-Rechnern.

Mit der Entwicklung und Implementierung der Online-Antwort hat die BG-Phoenics ihre Innovationskraft unter Beweis gestellt und einmal mehr gezeigt, wie hervorragend agiles Arbeiten in der GmbH funktioniert. Und obendrein unter erschwerten Bedingungen während der Coronapandemie.
In nicht einmal 3 Wochen Entwicklungszeit und einer weiteren Woche für die flächendeckende Auslieferung wurde den Partnern der BG BAU im April 2020 deutschlandweit eine schnelle, einfache, papierarme und vor allem kontaktlose Kommunikation mit der BG BAU ermöglicht. Insbesondere in Zeiten der Pandemie ein spürbarer Gewinn für alle Beteiligten.

Zur Einführung bietet die Online-Antwort verschiedene Standardfunktionen wie

  • Online Ausfüllen von ausgewählten Formularen, die als Web-Formulare bereitgestellt werden.
  • Hochladen von fotografierten oder gescannten Dokumenten inklusive Erfassen des zugehörigen Aktenzeichens sowie Erstellen von Freitexten.
  • COVID-19 zur Ermittlung des Inzidenzwertes für den jeweiligen Landkreis durch Eingabe der Postleitzahl.


Nach der Einführung erfolgen verschiedene Updates mit erweiterten Funktionen. So wird seit August 2020 der DataMatrix-Code auf den eingehenden Dokumenten ausgelesen und damit der zugehörige Dokumenten-Typ automatisch erkannt. In Abhängigkeit vom jeweiligen Typ wird das Dokument direkt an das Kernsystem phoenics. weitergeleitet oder aber an das Scansystem zwecks Auslesen der Attribute. Diese Funktionalität ist ein deutlicher Gewinn für die Weiterverarbeitung und ermöglicht den automatisierten Start des korrekten Geschäftsprozesses in phoenics..
Damit werden bei den Anwendenden und Scanstellen nicht nur Medienbrüche und Aufwände reduziert, auch die Datenqualität wird erhöht.

Seit März 2021 können Bauherren nun auch das erste Formular M2730 „Bauherrenauskunft“ online im Web ausfüllen und seit April 2021 auch das Formular R2104 „Fragebogen Baustelle“. Die erfassten Daten werden ebenfalls automatisch dem zugehörigen Geschäftsprozess zur Weiterverarbeitung zugeordnet.
Für die nächsten Wochen sind weitere Neuerungen in puncto Funktionalität vorgesehen wie zum Beispiel die Integration der Online-Formulare L2103 „Rückantwort Entgeltnachweis: Unternehmen (SGB VII)“ und T2459 „AMS BAU Mitteilung zur internen Überprüfung“, Verlinkung von Formularen zur BG BAU Webseite.

Neben neuen Funktionen und Formularen gehören aber auch Optimierungen in der Benutzerführung zu den wichtigen Updates für die Anwendenden. So lassen sich hochgeladene Dokumente drehen, ansehen, speichern und drucken. An weiteren Verbesserungen in der Usability wird beständig gearbeitet.
Und mehr noch: über standardisierte Schnittstellen können mittlerweile auch beliebige andere Kernsysteme angebunden werden, was die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der Online-Antwort unterstreicht.

Mittlerweile nutzen täglich rund 400 Partner der BG BAU die Online-Antwort mit monatlich durchschnittlich 14.000 Antworten. Für 2021 werden mehr als 150.000 hochgeladene Dokumente erwartet. Diese Zahlen unterstreichen und bestätigen den Trend zu mehr Digitalisierung, dem unsere Kunden als moderne Sozialversicherungsträger konsequent und mit Augenmaß folgen.